Auf der Nachrichtenübersichtsseite verwalten Sie die Nachrichten, die Sie für die Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe benötigen. So erstellen Sie hier E-Mail-Einladungen, die Sie elektronisch versenden oder Serienbriefe, die Sie ausdrucken können und versenden können.

Um eine Einladungsnachricht zu erstellen, wählen Sie zunächst „Nachricht verfassen“. Im folgenden Formular stellen Sie das E-Mail-Konto, das Ereignis sowie Betreff und Empfängeradressen ein. Stellen Sie unter dem Reiter „Datenerhebung“ die Datenerhebung ein, zu der Sie mit der Einladungsnachricht einladen möchten, ein.

QUAMP sendet eine E-Mail-Nachricht an jeden Empfänger, den Sie in die Nachricht aufgenommen haben. Da jeder Empfänger einen eigenen persönlichen Einladungslink in seiner E-Mail-Nachricht erhält, sendet QUAMP alle Nachrichten einzeln. An der Stelle, an der Sie den Link zum Fragebogen in den Text einfügen möchten, müssen Sie einen sogenannten Platzhalter verwenden. Alle verwendeten Platzhalter werden von QUAMP vor dem Versenden einer Nachricht automatisch mit dem „echten“ Inhalt ersetzt. Sie können sich eine Liste aller verfügbaren Platzhalter mit dem über dem Formular angezeigten Button „Klicken Sie hier, um die Platzhalter anzuzeigen.“ anzeigen lassen. Platzhalter haben immer das Format {platzhalter}. Der wichtigste Platzhalter für das Versenden von Einladungsnachrichten lautet: {survey_url} Fügen Sie diesen Platzhalter ein oder mehrmals in den E-Mailtext der Nachricht ein. Bevor QUAMP eine E-Mailnachricht versendet, wird dieser Platzhalter mit dem tatsächlichen Link zum Fragebogen ersetzt, so dass Empfänger aus der E-Mail heraus zum Fragebogen gelangen können.

Sie können weitere Einstellungen für die Nachricht einstellen, so z.B. ein Datum und eine Uhrzeit, zu dem die Nachricht automatisch versendet werden soll. In dem Fall müssen das Versenden nicht manuell vornehmen, was beim Versandt in der Nacht oder in der Früh hilfreich ist.

Wählen Sie anschließend „Speichern“. QUAMP wechselt in die Nachrichtenübersicht. Sie können nun in die Empfängerübersicht zu der neu erstellten Nachricht wechseln. Wählen Sie dazu in der Spalte „Empfänger“ das Symbol für „Empfängerliste“. In der Empfängerübersicht können Sie noch einmal alle Empfängeradressen überprüfen und später den Teilnahmestatus der einzelnen Empfänger einsehen. Wechseln Sie zurück in die Nachrichtenübersicht, indem Sie „Aktuelle Nachricht“ oder „Alle Nachrichten“ wählen. Um die Nachricht an alle Empfänger zu versenden, wählen Sie in der Spalte „Status“ das Symbol für „E-Mails senden“. QUAMP setzt nun den Status der Nachricht automatisch auf „Postausgang“ und versendet die Nachricht an alle Empfänger. Wenn Sie allein den Status der Nachricht auf „Postausgang“ setzen und keine bestimmte Uhrzeit für den automatischen Versandt eingestellt ist, so sendet QUAMP die Nachricht innerhalb der nächsten 5 Minuten automatisch ab.

Um eine E-Mail, die Sie an Ihre Teilnehmer senden möchten, im Vorfeld zu testen, können Sie sich mit Hilfe des Symbols für Test-E-Mail senden die E-Mail selbst zusenden lassen, ohne dass die E-Mail an die eigentlich gespeicherten Empfänger versendet wird.

Voraussetzung für das Versenden von Erinnerungsnachrichten, wobei nur die Empfänger, die noch nicht teilgenommen haben, berücksichtigt werden sollen, ist das Vorhandensein einer persönlichen Einladungsnachricht. Wählen Sie bei der ursprünglichen Nachricht in der Spalte „Ereignis“ das Symbol für „Untergeordnete Nachricht erstellen“. QUAMP erzeugt nun eine neue Nachricht, die der ursprünglichen Nachricht zugeordnet ist. Stellen Sie bei der neu erzeugten Nachricht in der Spalte Empfänger „Empfänger-Filter“ ein. Wählen Sie bspw. „Nicht begonnen oder abgebrochen“ aus, um nur diejenigen Empfänger aus der Ursprungsnachricht herauszufiltern, die die Befragung noch nicht begonnen oder abgebrochen haben. Wählen Sie nun in der Spalte Empfänger das Symbol für „Setze Empfänger durch Filtern der Wurzel-E-Mail…“. Damit übernimmt QUAMP die ausgewählten Empfänger aus der ursprünglichen Nachricht in die Erinnerungsnachricht. Ändern Sie nun ggf. den Betreff und das Anschreiben der Erinnerungsnachricht und senden Sie diese ab.

Wenn Sie über Administratorrechte verfügen können Sie hier auch die sogenannten System-Nachrichten verwalten. Dies sind Nachrichten, die von QUAMP zu einem bestimmten Zweck automatisch oder auf Anfrage versendet werden, z.B. Benachrichtigungen zu Ergebnisberichten, zu zurückgesetzten Passwörtern usw. Zum Verwalten von Systemnachrichten setzen Sie den Haken bei „System-Nachrichten zeigen“. Die Übersicht zeigt nun die Systemnachrichten und die Ereignisse, zu denen diese versendet werden aus. Bearbeiten Sie System-Nachrichten wie herkömmliche Nachrichten. Beachten Sie aber, dass System-Nachrichten keine Empfänger benötigen.